Googleスプレッドシート（エクセル）で法人の会計管理ができた！

「法人の会計をGoogleスプレッドシート（またはエクセル）で管理できたらいいのに」
そう思ったことがある方は多いと思います。
私はとうとう、できましたよ。

おかげさまで、新年度に入って3日目に決算終了という、30年近く法人を運営したなかで初快挙となりました。
1,000程度の仕訳があるのに問題なし。どんなに仕訳が多くても可能です。

きっかけは、日本最安値の会計ソフト「円簿会計」に、他の会計ソフトから移行するためのCSVアップロードがついているのに気づいたことでした。

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Googleスプレッドシートで法人の会計管理をする方法

1. 円簿会計を契約し、自分の法人の情報を設定
2. 適当な仕分けを1つだけ打ち込む
3. 円簿会計 → 基本情報設定 → データ書き出しでそれをCSVファイルとして出力
4. 新しいGoogleスプレッドシート → ファイル → インポート → アップロードでそのCSVを読み込む（これを会計の管理シートとする）
5. 金融機関から入出金をCSVにダウンロードし、それを別のGoogleスプレッドシートにアップロードして形を整えてから管理シートにコピペ
6. その他の仕分けも同じ管理シートに記録
7. 期末翌日に管理シートをファイルから → ダウンロード → CSVに書き出す
8. それを円簿会計 → 各種設定 → データ読み込みからアップロード
9. 整えたら、円簿会計 → 年次決算 →（期末整理表で確認）→ 決算書を作成して終わり

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API連携を私が嫌う理由（実務で感じた限界）

近年、API連携（エーピーアイれんけい）という仕組みが普及していますね。
金融機関と会計ソフトを直接つなぎ、明細データだけを自動取得するものです。

私は使いたいと思ったことがありません。
何故かと言うと、同じ商品を購入してくださったお客様であっても、PayPalで支払ってくださったか、銀行振り込みでしてくださったか、しかもその銀行振り込みも、銀行によって、お客様の名前の表示方法が変わるからです。

私は個人のお客様を対象にしたビジネスを2つやっており、ご入金順にお客様には番号をつけています。
また会計ソフト上ではお客様の名前はフルネームでひらがなで記録しています。これらにより、ご入金順に並べたり検索したりといった操作が確実にできるようにしています。

しかし、クラウド上でお客様のお名前を一つ一つそのような形に調整すると、かなり時間がかかります。そこまで完璧に整理するのは諦めようかと思った年もありました。

ところが、このGoogleスプレッドシート方式でやったら、検索や置換が簡単。あっという間にルールに沿ってできるので爽快です。

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会計ソフトからスプレッドシートへ｜経理の変遷

私自身、法人会計は長年、会計ソフトで管理してきました。
1990年代に最初に使ったのは弥生会計です。

当時はローカルで保存できたため動作が軽く、快適に使えていましたが、Windowsのバージョンが新しくなるにつれ、ローカル版は使えなくなりました。

その後はクラウド型の会計ソフトを使ってきましたが、一覧性が弱かったり、置換ができなかったり、動作が重かったりと、ストレスを感じる場面がありました。

一方、Googleスプレッドシートで管理できるようになってからは、保存ボタンを意識する必要もなく、自動で変更履歴も残ります。
一覧で確認したり、置換でまとめて修正したりといった作業で一気に楽になり、経理作業にかかる時間が激減したと感じています。

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FAQ

円簿会計にアップロードがうまくいかない

仕訳が多いときは最大300件に分割して複数回アップロードしましょう。

この方式でやってみて、期末後にアップロードできなかったら詰む

期首のうちに何度かアップロードやダウンロードを試してみてはいかがでしょうか。

円簿会計が自分に合うかわからない

無料期間は新規登録から1年間。そのためお試しで充分使うことが可能です。

他の会計ソフトでもこの方法はできますか？

CSVのインポート機能がある会計ソフトであれば、同じような運用は可能だと思います。
ただし多くのクラウド会計ソフトは月額料金がかかり高額なので、実際に使うのが決算時の数回だけだとコスト面で割高に感じるかもしれません。
その点、円簿会計は低コストで利用できるため、この運用との相性は良いと感じます。

CSVの整形は難しいですか？

Googleスプレッドシートやエクセルを使い慣れている方なら問題ないでしょう。

金融機関の入出金は必ずCSVでダウンロードできるものでしょうか？

私が試したのは、PayPal（ペイパル）、住信SBI銀行、ゆうちょ銀行、楽天銀行で、いずれも各銀行のサイトにログインしてCSVでダウンロードできます。
ただし、従来型の通帳に印刷する形式のみの銀行の場合はCSVを入手できないこともあります。その際は手入力、もしくは通帳をスキャンしてデータ化する対応になると思います。

スプレッドシート管理でミスは増えませんか？

むしろミスは減り、事故を防ぎやすくなります。私の場合は為替が絡むことも多いですが、同じシート内で計算したり、計算式を残したりできます。これらはCSVには反映されないため、会計ソフト側に影響はありません。

この方法はどんな人に向いていますか？

自分でデータを整えることに抵抗がなく、スピードや自由度を重視する方に向いています。

「スプレッドシートで会計管理をしたいけど、決算がネックで踏み出せない」
そんな方には、この方法は一つの現実的な選択肢になると思います。

番外編：昔の怖い思い出 〜会計データが消えた話

昔、会計もやってくれるという方を雇用したことがありました。
その方が使い慣れている会計ソフトをサブスクで契約し、日々の処理はすべて任せていました。

私はそのソフトに慣れることはありませんでしたが、彼女がしっかり対応してくれていたので、特に問題なく運用できていました。

数年後、彼女が家庭の事情で退職することになり、私は自分が使い慣れている会計ソフトに戻そうと考えました。
決算書が出来上がり、ダウンロードをしたタイミングで、解約手続きを行いました。

その後、ふと
「仕訳帳などのデータもダウンロードしておいた方がいい」
と気づき、ログインしようとしたのですが、もうログインできません。

「しょうがないから、もう1か月だけ支払ってデータを取り出そう」
と思い、サポートに連絡したところ、

「一度解約されているため、データはすでに削除されています」

と言われました。

あのときは、本当に心臓が凍るような感覚でした。
前受金や未払金などの明細がすべて消え、決算書だけが手元に残ったのです。

この記事を読んでいる方なら、この怖さは想像がつくと思います。

もう10年ほど前の話なので、今になってようやくこうして書けますが、クラウドで管理しているデータの怖さを強く感じた出来事でした。

話を戻すと、このブログでご紹介しているGoogleスプレッドシート方式であれば、データは自分の手元にあります。
変更履歴が残るGoogleスプレッドシートで自動保存される点でも安心感があり、この方法を選んでいる理由の一つです。